Das Wort “Umsatzsteuer” bereitet so manchen Gründer*innen Kopfzerbrechen. Das Thema erscheint ihnen zu komplex und zu undurchsichtig – und am liebsten würden sie sich gar nicht damit beschäftigen. Doch eigentlich gibt es gar keinen Grund dafür, denn in Wirklichkeit sind die Umsatzsteuerregelungen in Deutschland weitaus weniger kompliziert, als viele glauben.
Wir haben hier die wichtigsten Fakten rund um die deutsche Gesetzgebung gesammelt und erklären euch genau, worauf ihr achten müsst.
Bitte beachtet, dass wir in diesem Artikel Informationen zusammenstellen, jedoch keine Rechtsberatung anbieten können und dürfen.
Die Grundlagen der Umsatzsteuer auf einen Blick
Die Umsatzsteuer ist in Deutschland recht einfach geregelt. Prinzipiell muss jeder selbstständige Unternehmer Umsatzsteuer bezahlen – von dem/der freischaffenden Texter*in bis zum Handwerksbetrieb. Es gibt allerdings eine große Ausnahme, die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Was es damit auf sich hat, sehen wir uns später im Detail an.
Für alle anderen gilt: Bei Rechnung müsst ihr einen bestimmten Prozentsatz auf den Nettowert eures Produkts aufschlagen. Bei den meisten Waren und Dienstleistungen sind das 19 Prozent. Diesen Betrag müsst ihr auf euren Rechnungen gesondert ausweisen und dann an das Finanzamt abführen.
Die Umsatzsteuer ist also eine indirekte Steuer. Denn eigentlich bezahlt nicht ihr sie, sondern eure Kund*innen. Ihr gebt die erhobenen Beträge lediglich an das Finanzamt weiter und zahlt selbst keinen Cent.
Nicht vergessen: Wollt ihr mit eurem Unternehmen Geschäfte im EU-Ausland machen, benötigt ihr eine Umsatzsteuernummer. Diese könnt ihr beim Finanzamt beantragen oder beim Bundeszentralamt für Steuern.
Umsatzsteuer abführen – so geht’s
Der erste Schritt ist die Umsatzsteuervoranmeldung. Die könnt ihr ganz einfach über ein Nutzerkonto bei ELSTER machen, dem Portal des Finanzamts. In den ersten zwei Jahren gebt ihr monatlich an, wie viel Umsatzsteuer ihr im Vormonat eingenommen habt. Ab dem dritten Jahr nur noch einmal im Quartal.
Sparen mit dem Vorsteuerabzug
Der Vorsteuerabzug ist für euch bares Geld: Ihr bekommt nämlich die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück, die ihr mit eurem Unternehmen an andere gezahlt habt. Am besten lässt sich das an einem Beispiel erklären:
Nehmt einmal an, ihr wollt euch als Landschaftsgärtner*in selbstständig machen. Um die Grünflächen eurer Kund*innen auf Vordermann zu bringen, müsst ihr allerlei Werkzeuge kaufen – Heckenschere, Rasenmäher und einiges mehr. Für all diese Werkzeuge könnt ihr euch die bezahlte Umsatzsteuer per Vorsteuerabzug wieder holen. Für euch als Unternehmer*in ist das gerade in der Anfangsphase eine große finanzielle Erleichterung.
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Sonderfall Kleinunternehmer*in
Wie so oft gibt es auch in Sachen Umsatzsteuer eine Ausnahme von der Regel. Seid ihr beim Finanzamt als Kleinunternehmer*in gemeldet, braucht ihr bei euren Kunden keine Umsatzsteuer abrechnen und auch selbst keine abführen. Damit erspart ihr euch die monatliche bzw. vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung. Die jährliche Umsatzsteuererklärung müsst ihr allerdings dennoch ausfüllen – auch wenn darin nur steht, dass ihr keine Umsatzsteuer eingenommen habt.
Um als Kleinunternehmer*in zu gelten, müsst ihr zwei Voraussetzungen erfüllen:
- Der Vorjahresumsatz darf 22.000 Euro nicht überschreiten.
- Euer geplanter Umsatz für das nächste Geschäftsjahr darf nicht höher als 50.000 Euro sein.
Da ihr als Gründer*in im Vorjahr nichts umgesetzt habt, gilt die Umsatzgrenze von 22.000 Euro für euer erstes Geschäftsjahr. Macht ihr euch im Lauf des Jahres selbstständig, wird euer Umsatz auf das ganze Jahr hochgerechnet.
Ein Beispiel: Ihr meldet eure Selbstständigkeit für Oktober 2019 an und rechnet von Oktober bis Dezember 2019 mit einem Umsatz von 3.900 Euro. Das sind 15.600 Euro auf das ganze Jahr gerechnet. In diesem Fall geltet ihr als Kleinunternehmer*in.
Welche Vor- und Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?
Keine Umsatzsteuer abrechnen zu müssen, bringt aber nicht nur Positives mit sich. Hier seht ihr die wichtigsten Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung im Überblick:
Vorteile
- Günstige Preise. Da ihr euren Kund*innen die Umsatzsteuer erspart, seid ihr günstiger als viele eurer Konkurrent*innen. Im Preiskampf kann das ein entscheidender Vorteil sein – vor allem, wenn eure Kund*innen Privatpersonen sind.
- Einfachere Steuerverwaltung. Ohne Umsatzsteuervoranmeldung und jährliche Umsatzsteuererklärung spart ihr euch jede Menge Verwaltungsaufwand und könnt die gewonnene Zeit für eure Kund*innen nutzen.
Nachteile
- Keine Vorsteuerabzüge. Erhebt ihr keine Umsatzsteuer, könnt ihr auch keine vom Finanzamt zurückfordern. Somit fallen alle eure geschäftlichen Anschaffungen deutlich teurer aus.
- “Unprofessionelles” Image. Vor allem im B2B-Bereich herrscht oft das Vorurteil, dass Kleinunternehmer es nicht ernst mit ihrer Selbstständigkeit meinen.
- Preisvorteil entfällt bei B2B. Für Unternehmenskund*innen macht es keinen Unterschied, ob sie mit Kleinunternehmer*innen oder umsatzsteuerpflichtigen Firmen zusammenarbeiten – die gezahlte Umsatzsteuer holen sie sich ohnehin per Vorsteuerabzug wieder.
- Lange Laufzeit. Wer sich für die Kleinunternehmerregelung entscheidet, bindet sich für 5 Jahre. Selbst wenn ihr wolltet, dürftet ihr in dieser Zeit keine Umsatzsteuer erheben oder vom Vorsteuerabzug profitieren. Es sei denn, ihr setzt mehr als 22.000 Euro im Jahr um und fallt aus der Regelung heraus.
Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
Ob die Kleinunternehmerregelung das Richtige für euch ist, hängt ganz davon ab, wie ihr eure Selbstständigkeit ausüben und welche Kund*innen ihr ansprechen wollt. Möchtet ihr nebenberuflich hauptsächlich für Privatkund*innen arbeiten, dann ist die Regelung eine gute Wahl. Wollt ihr eure selbstständige Tätigkeit aber hauptberuflich ausüben und eure Dienste anderen Unternehmern und Unternehmerinnen anbieten, solltet ihr lieber kein Kleinunternehmer bzw. keine Kleinunternehmerin sein.
Ihr seht also, mit der Umsatzsteuer ist’s gar nicht so schwer – auch wenn ihr kein Kleinunternehmer bzw. keine Kleinunternehmerin seid. Denn im Grunde kostet sie euch keinen Cent, da ihr nur die Steuerbeträge eurer Kundinnen und Kunden weitergebt. Mit dem Vorsteuerabzug erhaltet ihr sogar Geld zurück!